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（趣旨）

第１条　海上幕僚監部並びに海上自衛隊の部隊及び機関（海上幕僚長の監督を受ける自衛隊地区病院を含む。以下「部隊等」という。）における文書の処理及び管理に関しては別に定めるもののほか、この達に定めるところによる。

（定義）

第２条　この達において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

（１） 行政文書海上自衛隊の隊員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）で海上自衛隊の隊員が組織的に用いるものとして、部隊等が保有しているものをいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの及び政令に基づいて歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているものは、除くものとする。

（２） 訓令防衛庁文書管理規則（平成12年防衛庁訓令第74号）をいう。

（３） 文書件名リスト行政文書ファイルの中の文書が、一目で分かるようにするために行政文書ファイルに付随する件名のリストをいう。

（４） 文書管理総括課部隊等において、文書事務を担当する総務課又はこれに準ずるものをいう。

（５） 主管課文書の内容に係る事項を主として所掌する課又はこれに準ずるものをいう。

（６） 各課等部隊等の課又はこれに準ずるものをいう。

（海上自衛隊文書管理監督者）

第３条　海上自衛隊全般に関する文書管理監督事務をつかさどる者を海上自衛隊文書管理監督者といい、海上幕僚監部総務部長をもって充てる。

２ 海上自衛隊文書管理監督者は、行政文書分類基準表を毎年１回、又は必要と認める場合には随時改定を行うものとする。

（文書管理監督者）

第４条 部隊等（海上幕僚監部を除く。）における文書管理監督者は、別表第１に掲げる者とする。

２ 文書管理監督者の事務は、次のとおりとする。

（１） 行政文書の管理要領等関係規則の整備に関すること。

（２） 行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の整備に関すること。

（３） 行政文書の管理に関する指導監督、講習等に関すること。

（４） 部隊等（海上幕僚監部を除く。）から送付されてくる行政文書ファイル管理簿をとりまとめ、海上自衛隊文書管理監督者への送付に関すること。

（文書管理者）

第５条 部隊等における文書管理者は、別表第２に掲げる者とする。

２ 文書管理者の事務等は、次のとおりとする。

（１） 行政文書分類基準表に基づき、業務の実体に合わせて定めた標準行政文書ファイル名及び行政文書ファイル管理簿（別記様式第１）並びに文書件名リスト（別記様式第２）の作成・管理・更新及び行政文書ファイル管理簿等のデータベースの送付に関すること。

（２） 保存期間経過後の廃棄（別記様式第２）、保存期間の延長、他機関への移管手続に関すること。

（３） 当該部隊等の文書の管理に関すること。

（４） 文書管理者の補佐をする者として、文書管理担当者（幹部自衛官又はこれに相当する事務官等）の指定に関すること。

（５） 文書管理担当者及び文書管理担当者の補助者を指定又は解除した場合における文書管理総括課の長への通知（別記様式第３）に関すること。ただし、指定簿等の写しをもって代えることができる。

（文書管理担当者）

第６条　文書管理担当者は、文書管理者の命を受け、当該部隊等の文書の処理を行うものとする。

（文書管理総括担当者）

第７条　文書管理総括課に文書管理総括担当者を置く。

２ 文書管理総括課の長は、文書管理総括課に所属する幹部自衛官又はこれに相当する事務官等のうちから、文書管理総括担当者を指定する。

３ 文書管理総括担当者は、文書管理総括課の長の命を受け、当該部隊等における文書の処理を行うものとする。

（文書審査担当者）

第８条 文書管理総括課に文書審査担当者を置く。

２ 文書管理総括課の長は、文書管理総括課に所属する幹部自衛官又はこれに相当する事務官等のうちから文書審査担当者を指定する。

３ 文書審査担当者は、文書管理総括課の長の命を受け、当該部隊等における文書の審査を行うものとする。

（簿冊）

第９条 文書管理総括課及び各課等は、次の表に掲げる簿冊を備えるものとする。ただし、部隊等の長は簿冊の一部を省略することができる。

２ 前項に規定する簿冊の様式は、別記様式第４から別記様式第10までのとおりとする。

（印）

第10条 文書管理総括課及び各課等は、次の表に掲げる印を備えるものとする。ただし、部隊等の長は、印の一部を省略することができる。

２ 前項に規定する印の形式は、別記形式第１から別記形式第６までのとおりとする。

（文書作成の原則）

第11条 意思決定に当たっては、文書を作成して行うこと並びに事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とするが、訓令第９条第１号及び第２号に該当する場合はこれによるものとする。

（起案用紙等）

第12条 海上幕僚監部において使用する起案用紙（供覧用紙を含む。以下同じ。）の様式は、別記様式第11のとおりとし、同時合議の起案用紙の様式は、別記様式第12のとおりとする。

２ 海上幕僚監部以外の部隊等において使用する起案用紙及び同時合議の起案用紙の様式は、前項に規定する様式に準じ、部隊等の長が定めるものとする。

　第２章　接受等

（接受）

第13条　部隊等に到着した文書は、文書管理総括課が接受するものとする。

（回付等）

第14条　各課等（文書管理総括課を除く。）において受け取った文書は、速やかに文書管理総括担当者に回付しなければならない。

２ 課業時間外における受領文書は、海上幕僚監部においては海上幕僚監部当直規則（昭和43年海上幕僚監部達第２号）に、部隊等（海上幕僚監部を除く。）においては当該当直規則等に基づき、次の課業開始時に文書管理総括担当者に引き継ぐものとする。

（普通文書の処理）

第15条　秘密区分の指定等のない文書（以下「普通文書」という。）は、文書管理総括担当者がこれを開封して接受簿に所要事項を記載し、当該文書に部隊等の接受印を押印するとともに、接受番号を付するものとする。ただし、部隊等又は部隊等の長あて以外の普通文書は、開封することなく、あて先に配布することができる。

（部内限り文書及び注意文書の処理）

第16条　部内限り文書及び注意文書の処理は、前条及び第18条の規定を準用する。

２ 注意文書は、注意記録簿に所要事項を記載する。

（親展文書等の処理）

第17条　親展文書又は配達証明、内容証明、現金書留等（以下「特殊郵便物」という。）は、封筒又は包装（以下「封筒等」という。）の表面に記載された当該郵便物の種類、証明番号等を特殊郵便物受付簿に記載した後、次の各号により処理しなければならない。

（１） 親展文書及び名あて人が記載された特殊郵便物は、開封することなく、その者に配付すること。

（２） 前号に規定する以外の特殊郵便物は、第15条及び第21条の規定に準じて処理すること。

（配布等）

第18条　文書管理総括担当者は、接受した普通文書について、第15条本文の規定による手続を終えたときは、別表第３の処理基準に従って当該主管課の文書管理担当者に配付するものとする。ただし、文書管理総括課の長の指示により部隊等の長その他の関係者に供覧した後、配布することができる。

２ 前項本文に規定する場合において、当該文書が２以上の各課等に関係があるときは、次の各号により処理するものとする。

（１） 正本（起案文書に部隊等の長が決裁し浄書したもので、当該公印若しくは契印又は公印及び契印のあるものをいう。以下同じ。）は主管課に、写し（正本に公印若しくは契印又は公印及び契印のないもの。）はその他の関係各課等に配布すること。
　 この場合、正本のみで写しが同封されていないものについては、当該正本を主管課において、内容に関係のある各課等に供覧する。

（２） 文書管理総括課又は主管課において、特に必要と認め写しを作成したときは、当該写しの配布先を記入の上、関係各課等に配布する。

３ 文書管理総括担当者は、文書を少なくとも１日２回以上配布するものとする。電報又は速達郵便による文書その他至急処理を要すると認められる文書は、その都度、主管課の文書管理担当者に手渡す等確実な方法により配布しなければならない。

（受領印）

第19条　文書の配布に当たっては、接受簿、受付簿、注意記録簿又は特殊郵便物受付簿に、受領印を受けるものとする。ただし、当該文書の内容が軽易で特に必要がないと文書管理総括担当者が認めるものについては、この限りでない。

（所掌外文書の処理）

第20条　文書管理担当者は、当該各課等の所掌に属しない文書の配布を受けたときは、直ちに当該文書を文書管理総括担当者に返却しなければならない。

２ 文書管理総括担当者は、前項の規定により文書の返却を受けたときは、当該文書の配布先を調査し、接受簿に記載の配布先を訂正の上、当該文書の主管課に配布するものとする。

（秘密文書の処理）

第21条　防衛秘密及び秘密又は特別防衛秘密に属する文書は、次の各号による手続を経た後、防衛秘密の保護に関する訓令（平成１４年防衛庁訓令第５４号）及び防衛秘密の保護に関する達（平成１４年海上自衛隊達第４６号）、秘密保全に関する訓令（昭和33年防衛庁訓令第102号）及び秘密保全に関する達（昭和43年海上自衛隊達第76号）又は特別防衛秘密の保護に関する訓令（昭和33年防衛庁訓令第51号）及び特別防衛秘密の保護に関する達（昭和43年海上自衛隊達第75号）、その他の秘密の保護に関する定めによるほか、この達に定めるところによる。

（１） 文書管理総括担当者は、外側の封筒等を開封し、秘密文書専用内封筒等（以下「内封筒等」という。）は開封することなく、内封筒等の記載事項を接受簿に記載し、当該内封筒等に接受印を押印して接受番号を付した後、あて先の各課等の文書管理担当者に速やかに手渡し、当該接受簿に受領印を受けること。

（２） 前号の規定により秘密又は防衛秘密に属する文書を受け取った文書管理担当者は、他の規則の定めによるほか内封筒等は開封することなく、内封筒等の記載事項を受付簿に記載の上、当該特別防衛秘密関係職員及び秘密関係職員又は特別防衛秘密関係職員に速やかに手渡し、当該受付簿に受領印を受けること。

（受付文書の処理）

第22条　文書管理担当者は、主管課に配布された普通文書、部内限り文書及び注意文書について、次の各号により処理するものとする。

（１） 普通文書及び部内限り文書は受付簿に、注意文書は注意記録簿にそれぞれ所要事項を記載し、受付印を押印して受付番号を付与し各課等の長又はその指定する者に回付する。ただし、写送付先の普通文書で特に重要でないと認められるものについては、この限りではない。

（２） 当該文書が回答その他の処理について急を要すると認められるときは、各課等の長の指示により、主として事案を担当する関係者に閲覧させ、適切な処理を図る。

（供覧文書の処理）

第23条　供覧文書（関係者の閲覧をもって足りる文書をいう。以下同じ。）の処理に当たっては、起案用紙を用いるものとする。ただし、その内容が軽易なものについては、この限りでない。２ 供覧文書の供覧先の指定は、必要最小限とし、特に急を要するもの又は特に説明を要するものは、原則として、起案者が持ち回り、その他のものは関係の深い各部、各課等の長の順に供覧するものとする。

３ 供覧に長時日を要し、時機を失するおそれがある場合又は特に必要と認められる場合には、供覧に代え写しを作成し、関係各課等に配布することができる。

　第３章　起案等

（文書の起案）

第24条　文書の起案は、起案用紙を用い、原則として、青色又は黒色のペン書きとする。
　 なお、通達類における本文等においては、電磁的記録で作成した用紙（別記様式第13を標準とする。）を使用することができる。

（合議先の指定）

第25条　起案文書（前条の規定により起案した文書をいう。以下同じ。）には、合議先を防衛庁組織令（昭和29年政令第178号）及びその他の組織関係法令に規定された順序に従って指定するものとし、合議先の指定は、必要最小限とする。

（起案の理由等）

第26条　起案文書には、原則として、その初めに当該文書を起案した理由、経緯、内容の要旨等を起案用紙の裏面に簡潔に箇条書きするものとする。

２ 起案文書には、原則として、根拠となる法令等又は関連文書若しくは参考となる資料を添付するものとする。

（発簡者）

第27条　文書の発簡者は、別に定めのある場合のほか、部隊等の長及び部隊等の長から委任を受けた者（以下「受任者」という。）に限るものとする。

（あて先）

第28条　文書のあて先は、原則として、直近の上位又は下位若しくは同等の部隊等の長とする。ただし、受任者は、委任した部隊等の長（以下「委任者」という。）から指示のあった場合のほかは、委任者の上位又は委任者と同等の部隊等の長をあて先としてはならない。

（文書経由の原則）

第29条　文書は、法令等により発簡者及びあて先が定められているものを除き、指揮系統に従い直近の上位又は下位の部隊等の長を経由してあて先に到着するようにしなければならない。

（あて先及び発簡者名）

第30条　防衛庁の部内にあてる文書のあて先及び発簡者名は、別に定める場合のほか、職名を用いるものとする。

２ 防衛庁の部外にあてる文書のあて先及び発簡者名は、原則として、職名及び氏名を併記するものとする。

（文書管理担当者の起案文書の処理）

第31条　文書管理担当者は、起案文書の処理に当たっては、次に掲げる事項を検討し、起案者に対して必要な助言を与え又は必要な修正を行うものとする。

（１） 用字、用語及び文体

（２） 決裁区分及び合議先

（３） 取扱区分、緩急区分、伝達方法、浄書部数、分類番号、保存期間及び保存期間満了時期

（４） あて先、写送付先又は配布区分

（５） 関連文書及び添付書類

（６） 隊報の発行区分

（伺文書）

第32条　伺文書（業務処理上の処置等について、決定、指示等を求める文書をいう。以下同じ。）の起案は、起案用紙を用いるものとする。ただし、内容が軽易又は定例的なものについては、この限りでない。

（起案文書等記録簿への記録）

第33条　文書管理担当者は、起案文書、供覧文書及び伺文書について、主管課の長の押印を受けた後、起案文書等記録簿に所要事項を記録するものとする。

　第４章　合議、審査及び進達

（起案文書の合議）

第34条　起案文書の事案が他の各部、各課等の所掌事務と関連があるときは、決裁前に関連する各部、各課等の長その他必要な者に合議するものとする。

２ 合議は、当該文書の事案と関係の深い各部、各課等の長の順に行うものとする。

３ 急を要する起案文書で合議先が多く、かつ、合議が長時日を要すると認められるものは、同時合議（２以上の合議先に同時に合議する方法をいう。）によることができる。

４ 合議を必要とする起案文書を合議文書という。

（合議の要領）

第35条　合議は、各課等の文書管理担当者を通じて行うものとする。

２ 重要又は特に急を要する起案文書の合議は、起案者又はその事案について十分に説明できる者が、持ち回りにより行うものとする。

（合議文書等処理簿への記載）

第36条　各課等の文書管理担当者は、合議文書を受け取ったとき及び合議が終わったときは、合議文書等処理簿に所要事項を記載するものとする。

（代理）

第37条　海上幕僚監部において、次の表の左欄に掲げる者が不在の場合、合議の事案が軽易であると認められるものについては、同表右欄に掲げる者が代理の旨を付して押印し、処理することができる。

（合議中の意見の通知）

第38条　合議を受けた者が、その内容について意見があるときは、主管課の長又は起案者に通知するものとする。

２ 合議を受けた者が、合議文書の内容を修正する必要があると認めたときは、起案者に協議してから修正するものとする。ただし、軽微な修正については、この限りでない。

３ 合議を受けた者が、前各項の規定による通知又は協議のいとまがないときは、その旨を起案者に通知し、付せん紙に意見を付して押印の上、合議文書に添付することができる。

４ 前項の規定により、付せん紙の添付された合議文書を受け取った起案者は、当該付せん紙等に記載された意見に対し、調整又は所要の処置を講じた後、付せん紙を取り除くものとする。

（合議中の変更）

第39条　合議文書が、合議中に重要な修正を受けたときは、起案者は、既に合議を終えた各部、各課等の長に、その旨を通知するものとする。また、同時合議の場合、起案者はすべての合議文書を受領後修正の有無を確認し、他の合議先と異なる修正については、再調整等を行い主管課の責務において統一案を作成するものとする。

２ 合議文書が廃案となったときは、主管課の文書管理担当者は、起案文書等記録簿にその旨を記載するとともに、既に合議を終えた合議先の文書管理担当者を通じ、各部、各課等の長にその旨を通知しなければならない。

（修正）

第40条　起案文書を修正するときは、青色又は黒色のペン書きとし、修正者が修正箇所に押印し、その箇所を明確にするものとする。ただし、文書審査担当者が行う修正は、赤色のペン又は赤鉛筆を用いるものとする。

２ 前項において、重要な事項と認められるものについては、その理由を付記するものとする。

（文書の審査）

第41条　起案用紙を用いて起案した決裁を要する文書は、別に定めるものを除き、文書審査担当者を経由して文書管理総括課の長の審査を受けなければならない。

２ 前項の審査は、その内容が法規等に準拠し、かつ、形式、決裁手続等が適正かどうかについて行うものとする。

（決裁）

第42条　文書管理総括担当者は、決裁を要する文書を受けたときは、合議文書等処理簿に所要事項を記載の上、決裁権者の決裁を受けなければならない。

（代決）

第43条　決裁者が出張、休暇その他の理由により不在の場合において、至急に処理しなければならない事案があるときは、次表の左欄に掲げる者について、同表右欄に掲げる者が代決することができる。

 

２ 前項の規定により代決した者は、事後速やかに決裁者に報告しなければならない。

（原議書）

第44条　原議書（起案文書に部隊等の長が決裁したものをいう。以下同じ。）は、文書管理総括担当者が、所定の手続による決裁を経ていることを確認の上、合議文書等処理簿に必要な事項を記載するとともに、決裁印を押印し、発簡番号及び発簡年月日を付するものとする。

（番号の付与）

第45条　文書の発簡番号は、指示及び達、一般命令等については形式別に、通達類については決裁の順に、それぞれ一連番号（経由含む。）を付するものとする。

２ 発簡番号は、暦年ごとに更新するものとする。

３ 通達類に発簡番号を付する場合は、次の表の例にならい部隊等の長の定める記号を冠するものとする。ただし、電報で発信する場合は、発簡番号の末尾に「電」の記号を付けるものとする。

 

（文書の進達）

第46条　上位の部隊等の長にあてた文書を受けた部隊等の長は、所見等を添えて進達するものとする。ただし、所見等を添える必要のないものについては、当該文書の右上余白に経由印を押印し、経由発簡番号（発簡番号簿による当該発簡番号を用い、その番号の冠に「経由」を記する。）及び経由年月日を記入の上、進達することができる。

　第５章　浄書及び発送

（浄書）

第47条　原議書を浄書したときは、原則として、主管課において原本となる１通を原議書とともに保存するものとする。

（正本に対する公印の押印）

第48条　浄書した文書は、原議書と照合の上、文書管理総括課（公印を管理している各課等を含む。）において、その正本とすべきものに庁印又は官職印及び契印を押印して処理するものとする。

２ 海上自衛隊の部隊等にあてる文書は、別に定めるものを除き、庁印又は官職印の押印を省略することができる。

（写しの送付）

第49条　文書の写しを送付する必要がある場合には、当該文書の右上余白の箇所に青色で◯写と表示するものとする。

（発送及び使送）

第50条　文書の発送及び使送は、別に定めのあるもののほか、文書管理総括課において行うものとする。

２ 文書を発送又は使送するときは、発送簿に所要事項を記載するとともに、当該文書の原議書に発送印を押印するものとする。

３ 使送するときは、発送簿に使送先の受領者の印を受けるものとする。

　第６章　整理・保存

　　第１節　通則

（整理・保存の方法）

第51条　行政文書は、必要があるときに速やかに検索できるように行政文書ファイルにより整理するとともに、保存期間が満了する日まで、必要に応じ記録媒体の変換を行う等により、適切かつ確実に利用できる方式で保存するものとする。また、行政文書ファイル管理簿の更新は、随時又は年１回以上定期的に行うものとする。

２ 行政文書の整理・保存は、主管課において行う方式によるものとする。ただし、部隊等の長が必要と認める場合は、当該文書の全部又は一部を文書管理総括課において、一括して保存することができる。

３ 行政文書の保存は、行政文書分類の保存期間ごとにファイルした簿冊を、原則として各課等の書棚等に使用便宜を考慮して順序よく整理する。

４ 前項の行政文書のうち、活用頻度の低下した行政文書については、事務室外の倉庫等に置き換え、保存することができる。

５ 決裁又は供覧を終了した行政文書は、当該課等の文書管理担当者に速やかに引き継ぐものとする。

６ 保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の記録媒体により行政文書を作成し、保存するものとする。

（原本保存）

第52条　文書管理総括課の長又は文書管理者は、第47条の規定にかかわらず作成者が一定の内容を表示するため、確定的なものとして、最初に作成したもの（原本）で次の各号に掲げる文書（資料を含む。）について原本として保存するものとし、第１面右上部に、「原本保存」と朱書するものとする。

（１） 会計事務に関する証拠書類となる文書

（２） 損失補償事案、賠償事案又は海難審判事案に関する文書

（３） 訴訟に関する文書

（文書管理情報・データベース化）

第53条　行政文書を作成し、又は取得したときは、当該行政文書については、１枚目の左下等余白部に、図画及び電磁的記録にあっては、管理しやすい適時の場所又は保存するファイルに、文書管理に必要な情報項目の分類番号、作成又は取得年月日、保存期間及び保存期間満了時期を記載するものとする。ただし、当該項目が記載されている行政文書は、この限りでない。
　 なお、海上自衛隊以外に発簡する行政文書については、分類番号、保存期間及び保存期間満了時期を記載しないものとする。

２ 行政文書ファイル管理簿のデータベース（磁気ディスク）化の作成の対象は保存期間１年以上の行政文書とする。

３ 行政文書ファイル管理簿を磁気ディスク（電磁的記録媒体等を含む。）に複製をするとともに、行政文書ファイル管理簿に付随する文書件名リスト及び同リストのデータベースを作成するものとする。

４ 保存期間の満了に伴い、行政文書ファイルの廃棄又は移管の措置を講じた場合は、行政文書ファイル管理簿にその旨を追記し、その後５年間経過した時点で当該行政文書ファイルに係る記録を行政文書ファイル管理簿から削除するものとする。

（文書の移管）

第54条　保存期間が満了した行政文書のうち、歴史的資料等として保存する必要のあるものについては、手続を経て国立公文書館等に移管するものとする。

　　第２節　保存期間

（保存期間）

第55条　行政文書の保存期間は、別に定めるもののほか、別表第４に定める行政文書保存期間基準に従い整理・保存するものとする。

２ 行政文書の保存期間は、その事案の処理が終わった日の属する年の翌年１月１日から起算するものとする。また、行政文書の効率的な整理・保存等を考慮して会計年度によることが適当とする行政文書については、その事案の処理が終わった日の属する翌会計年度の４月１日から起算する。
　 なお、１年未満の保存期間を付与された文書にあっては、作成又は取得した日をもって起算日とすることができる。また、他の規則等により保存期間の起算日（保存開始日）について定めのある場合は、これによることができる。

３ 次の各号に掲げる行政文書については、前項の保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日まで保存期間を延長することとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分に該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。

（１） 現に監査、検査等の対象になっているもの当該監査、検査等が終了するまでの間

（２） 現に係属している訴訟等における手続上の行為をするために必要とされるもの当該訴訟が終結するまでの間

（３） 現に係属している不服申立ての手続上の行為をするために必要とされるもの当該不服申立に対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間

（４） 開示請求があったもの行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成11年法律第42号）第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間

４ 前各項にかかわりなく、原本（原議書を含む。以下この項同じ。）以外の行政文書については、その利用及び保存の実態に応じて、文書管理者の判断により、原本より短い保存期間を設定することができる。

（保存期間の設定者）

第56条　文書管理者は、文書保存期間基準に従いその主管課の行政文書の保存期間を設定し、その保存期間が満了するまでの間、当該文書を保存するものとする。

（保存期間の延長）

第57条　文書管理者は、保存期間が満了した文書について、職務上必要と認めたものを一定期間を定めて、訓令第32条の規定により保存期間を延長することができる。また、再延長の場合も同様とする。

（廃棄）

第58条　文書管理者は、訓令第31条の規定に基づき、保存期間が満了した行政文書について、廃棄簿に記録し、行政文書を確認の上確実に廃棄するとともに、文書管理者及び立会者（幹部自衛官及び相当事務官等）は廃棄簿にそれぞれ押印し、５年間保存するものとする。

２ 保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由が生じた場合は、訓令第31条第２項の規定に基づき手続を経て行うものとする。この場合、廃棄する行政文書の名称（件名、発簡番号、文書日付等当該文書を特定するに足りる事項）、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成するものとする。

（部隊等の改廃に伴う保存文書の引継ぎ）

第59条　部隊等が改編された場合は、改編前の部隊等が保有する行政文書は改編後の部隊等が引き継ぐものとする。

２ 部隊等が廃止された場合は、廃止前の部隊等が保有する行政文書は当該部隊等の上位の部隊等が、上位の部隊等がない場合は、廃止前に当該部隊等が所在した警備区域を担当する地方総監部が引き継ぐものとする。

　第７章　雑則

（文書管理状況の調査等）

第60条　文書管理総括課の長は、必要があると認める場合は、当該部隊等における行政文書の整理・保存その他の処理状況を調査し、所要の勧告その他必要な措置を講ずるものとする。

２ 文書管理総括担当者及び文書管理担当者は、年に１回以上当該各課等の文書の整理・保存の状況を調査し、行政文書の整理・保存の適切かつ効率的な遂行に努めるものとする。

（既存マイクロフィルムの処置等）

第61条　文書管理総括課の長又は文書管理者は、マイクロフィルムに複写し保管している既存の保存文書を、適切に管理するものとする。

２ 文書管理総括担当者又は各課等の文書管理担当者は、保存中のマイクロフィルムを毎年１回以上抜取検査を行い、保存に悪影響を及ぼす条件又は破損等を発見したときは、原因を除去し、補修するものとする。

３ マイクロフィルムから複写した文書は、正本とすべきものの控えとみなすものとする。

（委任規定）

第62条　この達に定めるもののほか、文書の処理及び管理に関し必要な事項は、部隊等の長が定める。

附　則

１ この達は、平成13年４月１日から施行する。

２ 平成13年３月31日に保存期間満了時期に該当する文書は、平成13年４月１日に原則として廃棄処置をするものとする。

３ この達を施行の際、現に存するこの達による改正前の様式による用紙は、当分の間これを使用することができる。

附　則〔航空施設隊の廃止及び機動施設隊の新編に伴う関係海上自衛隊達の整理に関する達の附則〕

この達は、平成13年６月27日から施行する。

附　則〔第１輸送隊の廃止に伴う関係海上自衛隊達の整理に関する達の附則〕

この達は、平成13年８月10日から施行する。

附　則〔第１輸送隊の新編に伴う関係海上自衛隊達の整理に関する達の附則〕

この達は、平成14年３月12日から施行する。

附　則〔海上幕僚監部首席法務官等の新設等に伴う関係海上自衛隊達等の整理に関する達の附則〕

この達は、平成14年３月22日から施行する。ただし、ミサイル艇隊に係る改正規定は同月25日から、多用途支援艦に係る改正規定は同月27日から施行する。

附　則〔防衛秘密の保護に関する訓令の制定等に伴う関係海上自衛隊達の整理に関する達の附則〕

　この達は、平成14年11月１日から施行する。

附　則〔海上自衛隊情報保全隊の新編等に伴う関係海上自衛隊達の整理に関する達の附則〕

この達は、平成15年３月27日から施行する。

附　則〔防衛庁設置法等の一部を改正する法律等の施行に伴う関係自衛隊達等の整理に関する達の附則〕

この達は、平成18年３月27日から施行する。